Informele samenwerking: wat bedoel je daar eigenlijk mee?

Als ik met OR-en en directies in gesprek ga over de onderlinge samenwerking hoor ik regelmatig : “Graag zo informeel mogelijk!”. Maar wat betekent dat eigenlijk: informeel? Wordt dan de omgangsvorm bedoeld? Of gaat het dan om de onverplichte gespreksonderwerpen?
De resultaten uit de poll laten zien dat niet iedereen hetzelfde onder informele samenwerking verstaat. En je kunt je voorstellen dat hierdoor makkelijk ruis op de lijn kan ontstaan. Toch wordt dit vaak niet bespreekbaar gemaakt en leidt dit in de praktijk tot vertraging in het proces en soms zelfs tot verharding van standpunten.

In ruim 80% van de ontwikkeltrajecten die ik samen met de OR en directie doe, is deze ruis zelfs (vaak onbewust) een onderliggende oorzaak van een stroeve samenwerking. Gelukkig kan deze ruis relatief eenvoudig beperkt worden!

1. Inzicht geeft overzicht
Daarmee bedoel ik inzicht in wat er op de medezeggenschapstafel besproken moet worden, volgens de wet, CAO of aanvullende aanspraken die in een ondernemingsovereenkomst zijn opgenomen. Als je dit inzicht namelijk hebt, dan weet je welke gespreksthema’s “moeten” (formeel) en welke “mogen” (informeel).
Waarom is dit onderscheid zo van belang? Omdat dit iets betekent voor de route die je volgt en de rol die je inneemt.

• Formele route

Een formele route vraagt bijvoorbeeld vaak van de directie een aanvraag die een aantal elementen bevat (het voorgenomen besluit, de motivering, de personele gevolgen en de maatregelen die deze gevolgen ondervangen).

Tip voor de directie: vat het voorgenomen besluit
zo concreet mogelijk samen en werk bij voorkeur met een format.

De OR heeft in de formele route meestal een beoordelende rol, doorloopt een besluitvormingsproces met als resultaat een besluit.

• Informele route

Is het een onverplicht (informeel) gespreksthema? Sta dan extra stil bij de toegevoegde waarde om dit met elkaar te bespreken. En bij wat ervoor nodig is om het goede gesprek hierover te kunnen voeren. Soms is het bijvoorbeeld nodig dat de directie een extra toelichting geeft, soms is het nodig dat de OR zich meer in het onderwerp inleest of een uitvraag doet bij de collega’s.
Vergeet vooral ook niet de vraag te stellen of de ander het gesprek überhaupt wel wilt voeren. Voor de onverplichte thema’s geldt logischerwijze dat je het gesprek hierover niet kunt afdwingen en staat het de ander vrij om bijvoorbeeld andere prioriteiten te stellen.

Tip voor de OR: omdat je hier geen formeel besluit hoeft te nemen
past de beoordelende rol hierdoor minder goed.

2. Proces voor inhoud
Sta voordat je met elkaar de inhoud induikt stil bij de manier waarop je het proces het meest effectief kunt doorlopen. Welke route bewandel je en hoe geef je die vorm? Denk bijvoorbeeld aan het het met afgevaardigden van de OR. Of is misschien een bijeenkomst met de betreffende afdeling juist handig?

Mooi voornemen voor 2022?

Als je met elkaar samenwerkt helpt het dus om de verwachtingen over en weer helder te krijgen. Zowel voor wat betreft de thema’s als de omgangsvormen. Het lijkt een open deur, maar in de praktijk wordt dit gesprek toch nog vaak overgeslagen. Vanwege tijdgebrek of omdat het een onbewust proces is. Misschien een mooi voornemen voor 2022 om daar met elkaar over in gesprek te gaan. Tijdens een informeel overleg bijvoorbeeld?!