Hoe Deep Democracy de OR helpt om sneller en effectiever te vergaderen met 5 eenvoudige tips.

Herken je dit: je hebt als OR maar beperkt de tijd. Toch wil je graag goede besluiten nemen, zónder aan kwaliteit of zorgvuldigheid in te leveren. Maar hoe doe je dat? In deze blog geef ik je 5 eenvoudige tips om met behulp van Deep Democracy sneller en effectiever te vergaderen.

1 Werk met een Check-In
Want eigenlijk wil je dat voordat je begint met de vergadering iedereen ook echt “ingestapt” is. Hoe doe je dat? Stel een open vraag. Bijvoorbeeld “Hoe zit je hier”? of “Wanneer is deze vergadering voor jou geslaagd?”. Het mooie aan de vraag stellen, is dat je hem ook als eerste mag beantwoorden. Vanuit de ik-vorm. En nog mooier is dat iedereen daarna zijn of haar verhaal mag doen, zonder dat door een ander een wedervraag wordt gesteld of een discussie wordt gevoerd. Je haakt gewoon aan wanneer je dat wilt en als je dat wilt. Niks moet. En pas daarna begin je met de rest van de agenda. Weten hoe je een duidelijke agenda opstelt? Klik hier voor een voorbeeld.

2 Zoek de Sjaak
Je kent het wel, je bent lekker met elkaar aan het discussiëren, iedereen zit redelijk op 1 lijn, behalve de Sjaak. Want de Sjaak ziet het altijd net even anders. Zegt iedereen: “la, la, la, la” dan zegt de Sjaak: “li”. Je denkt dan soms weleens: “Heb je hem/haar weer!”.
En daar ben je binnen Deep Democracy nou precies naar op zoek. Want dat is het tegengeluid binnen de groep en die is van grote toegevoegde waarde. Die helpt je namelijk om het potentieel van de groep beter te benutten. Heb je de Sjaak gevonden, vraag dan eens aan de rest van de leden of zij deze andere invalshoek herkennen en of ze zich er ook in kunnen verplaatsen. Je zult verbaasd staan van de reacties.
Vind je de Sjaak niet probeer dan actief en bewust alle invalshoeken te belichten. Hoe je dat doet, lees je in mijn blog “Zet eens een andere hoed op in de vergadering en belicht alle invalshoeken!”

3 Neem het besluit
Zijn alle invalshoeken bekend? Dan is het nu tijd om een echt besluit te nemen. Maar wel eentje met draagvlak. Dus we volgen niet zomaar het reglement waar de gewone meerderheid voldoende is. We zijn op zoek naar een grote meerderheid. Dus niet 4-5. Ook niet 3-6, maar wel 2-7.
Heb je een grote meerderheid, dan vraag je heel eenvoudig aan de minderheid: het besluit is nu genomen, wat heb je nodig om met de meerderheid mee te kunnen gaan? Op deze manier krijgt de minderheid een stem. En dat is wat iedereen graag wilt.
Lukt het niet om op een grote meerderheid te komen, dan is er wat anders aan de hand. Waarschijnlijk zijn er dan dingen nog niet gezegd die in de onderstroom wel leven. Tijd om een ander gesprek te voeren.

4 Check out
Vergeet niet uit te checken…een laatste maar o, zo belangrijke stap. Het werkt eenvoudig, namelijk hetzelfde als een check-in. Dus: een open vraag, geen discussie, geen wedervragen en wie de vraag stelt, begint. Bijvoorbeeld met: “Wat is de eerste actie die je gaat oppakken?” of “Wat heb je van deze vergadering geleerd?”. Op deze manier weet je hoe iedereen de vergadering verlaat en sluit je de vergadering ook echt gezamenlijk af. En heb je ook nog eens effectiever vergaderd. Dat wil toch iedereen?!

5 Gewoon doen
Deep Democracy is een kwestie van gewoon doen. Niet teveel over nadenken, maar je er wel bewust van zijn. Er is niets fout en hobbels die je onder weg tegenkomt zullen je als OR helpen één team te worden. En dat alleen al is al een hele opbrengst.
Ik hoop dat deze 5 tips jou stimuleren om aan de slag te gaan met Deep Democracy. Op naar een snelle en effectieve vergadering!